把材料整理成待办清单
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复习时看这里：本章目标、准备与步骤速览
目标成果：一份分成三部分的待办清单，并保存为 Word。
准备：已登录 WorkBuddy；材料直接复制本章正文，下载文件可选。
路线：交材料和要求 → 核对条件与建议 → 补充负责人 → 保存 Word 并重开。
完成标准：三项待办、两项待确认、一项未决定的建议；Word 文件能从桌面练习文件夹打开。
一段筹备记录里，常常混着已经商定的事情、还没确定的信息和随口提出的建议。逐句找“谁做什么、什么时候做”，容易漏掉条件，也容易把建议当成决定。
这一章，用 WorkBuddy 把一段记录整理成三部分：要做的事、要确认的信息、尚未决定的建议。你会得到一份有负责人、有完成条件、能回查原文的清单，再根据新信息更新它。这套方法也适合会议记录、课程筹备和小组分工。
开始前：准备好这段筹备记录
本章直接复制正文即可跟做。想保留材料，可以下载 体验课筹备记录.docx。下载后在浏览器的下载列表中打开；其中“稍后补充的信息”留到第 3 步再用，无需把整个文件添加进 WorkBuddy。
用 Word 打开下载的文件时，顶部可能出现黄色的“受保护的视图”提示条。只查看时不必点“启用编辑”，见附录Word 或 Excel 顶部出现黄色提示条。暂时没有 Word 或 WPS，直接复制下面的正文即可。
打开已登录的 WorkBuddy，点击左侧“新建任务”。我们仍然筹备 WorkBuddy School 第一次体验课，这次只整理分工，不发送通知、不创建日历提醒，也不执行清单里的事项。
第 1 步：把材料和整理要求一起交给它
将下面整段复制到输入框，检查完整后点击右下角发送箭头。
请把下面的筹备记录整理成待办清单，只在对话里回答，不创建文件、不发送消息，也不要实际执行清单。 材料：我们正在筹备“WorkBuddy School 第一次体验课”。小林负责在活动前一天检查社区学习室的投影和网络；小周负责在报名方式确定后整理报名说明；还需要有人在活动前一天提醒参加者带笔记本电脑和充电器，负责人没有确定。活动日期和报名方式尚未确定。有人建议印纸质讲义，但大家还没决定是否采用。 要求：分成“已明确要做”“待确认”“建议，尚未决定”三部分。待办表格列出事项、负责人、完成时间或条件、原文依据。没给的信息写“待确认”，不要自行分配人员、日期或报名方式。不要把建议当成已决定的任务。
图 6-1 材料告诉它有哪些事实，要求告诉它按什么方式整理。正文可直接复制，不需要照着图逐字输入。
图 6-1 核对完整材料与整理要求，然后发送。
为什么要加“原文依据”？看到一项任务时，你能回到材料里找到对应的话。AI 写得像一份正式安排，并不意味着大家已经同意了这份安排。
第 2 步：检查有没有把条件和建议弄混
等回复完成，先看三部分是否齐全，再逐项对照：
| 核对对象 | 应当保留的内容 | 容易出现的问题 |
|---|---|---|
| 检查投影和网络 | 小林；活动前一天 | 自行改成活动当天 |
| 整理报名说明 | 小周；报名方式确定后 | 丢掉“确定后”这个条件 |
| 提醒带电脑和充电器 | 确定要做；负责人未定；活动前一天 | 因负责人未定，把整件事当成未决定 |
| 活动日期、报名方式 | 都未确定 | 自行补出日期或报名链接 |
| 印纸质讲义 | 只是建议，尚未决定 | 直接安排人员去印 |
图 6-2 这次结果保留了小林、小周的分工，也把纸质讲义单列为建议；但它把“提醒带电脑和充电器”整项放进了“待确认”。这件事已经决定要做，待确认的是负责人。核对时要把这两件事分开。
图 6-2 提醒事项已决定要做，初稿却将整项放入待确认。
这次初稿保留了小林、小周的分工，却把“提醒带电脑和充电器”整项放入待确认。提醒已经决定要做，待确认的只是负责人。第 3 步补入小陈时，要一并修正分类。
你的结果可能已分对，不必为了与截图一致而改错。表格右侧看不全时，可以横向滚动表格查看依据有横向滚动条时，拖动它查看右侧的依据；表格已自动换行时，逐行阅读即可；也可以追加“请把表格改为逐项列表，保留全部信息”。不要把看不见的部分当作已经核对过。
第 3 步：补充一条新信息，得到完整修订版
现在，筹备组已经确认由小陈负责提醒。留在同一个任务里，将下面要求粘贴到底部输入框并发送：
请修订这份清单：“提醒参加者带笔记本电脑和充电器”已经确定要做，应放入“已明确要做”。现在补充确认：这项提醒由小陈负责，仍在活动前一天完成。把“已明确要做”列为3项，保留原来两项的负责人和完成条件；待确认只列活动日期、报名方式；纸质讲义仍是未决定的建议。输出完整修订版，不创建文件，不执行任务。
即使上一轮分类已经正确，也可以发这段要求补入负责人。它应该更新整份清单，而不是只回答一句“已改好”。
图 6-3 小陈已经补入，原有两项分工和完成条件保留。活动日期、报名方式仍待确认，纸质讲义仍未决定。
图 6-3 ① 小周仍在报名方式确定后整理说明，引文与材料一致；② 小陈在活动前一天提醒带电脑和充电器。
这次追加要求后，三项待办和原文依据均正确。不能只看到新负责人就结束检查，还要逐行核对原有分工与完成条件。
图 6-4 日期和报名方式仍待确认；纸质讲义继续单列为尚未决定的建议。
对照这份简表检查最终结果：
| 要做的事 | 负责人 | 完成时间或条件 |
|---|---|---|
| 检查投影和网络 | 小林 | 活动前一天 |
| 整理报名说明 | 小周 | 报名方式确定后 |
| 提醒带笔记本电脑和充电器 | 小陈 | 活动前一天 |
三项待办、两项待确认、一项未决定建议都在，才算这次整理完整。还要检查“电脑和充电器”没有少掉一件。
第 4 步：保存为 Word 清单，并重新打开
内容核对无误后，在同一个任务的输入框发送：
请把刚才的完整修订清单保存为 Word 文件“体验课筹备清单.docx”，放到桌面新建的“WorkBuddy School 第六章练习”文件夹。保留三部分和原文依据，表格文字自动换行，确保列不超出页面。不要覆盖已有文件；若同名文件存在，请另存为新的编号版本。完成后提供可打开的文件卡片。只创建文档，不执行清单里的事项。
完成后，点击实际生成的清单文件卡片。同名文件存在时，按它另存的编号名称查找，例如“体验课筹备清单_02.docx”。右侧出现预览时，检查三部分都在，原文依据没有丢失，表格文字没有挤到页面外。向下滚动看完文档，不只看第一页。
图 6-4 左侧是文件卡片，右侧是打开后的文档。正文较长时可能分成多页，重点检查完整性。
图 6-5 出现文件卡片时，点击它，检查三部分和原文依据。
这次重新整理后，Word 文件已保存，但右侧没有出现文件卡片。遇到同样情况，直接在“桌面 → WorkBuddy School 第六章练习”打开编号版清单，按下面的标准核对内容。
再点击预览右上角的文件夹图标。访达打开后，选中刚才的文件，按空格键快速查看；再按一次空格即可关闭。这个查看方法不需要购买 Word。已安装可用的 Word 或 WPS，也可以双击打开。
能看到 WorkBuddy 右侧预览时，点击文件名右侧的 …（更多操作）→ 打开文件夹；没有预览时，直接打开桌面的练习文件夹。
文件资源管理器打开后，双击实际生成的清单文件（有编号时选编号版），用已安装且可用的 Word 或 WPS 打开。向下滚动，检查每一页的表格。文件名的 .docx 后缀若被 Windows 隐藏，按“体验课筹备清单”查找即可。若 Word 询问是否更新文档中的“域”（自动填入内容的字段），先选择“否”，查看文件已有内容。只看不改；关闭时如果询问是否保存，选择“不保存”。
暂时没有 Word 或 WPS、但能看到 WorkBuddy 预览时，在预览里核对内容，再在文件资源管理器里确认文件名和位置，见附录查看 Word 与 Excel 文件。两种查看方式都不可用时，保留文件，等能实际打开后再完成验收。
确认实际文件中仍有三项待办、两项待确认、一项建议，以及对应的原文依据。之后即使离开 WorkBuddy，也能从“桌面 → WorkBuddy School 第六章练习”找回文件。若没有出现卡片或文件，按第 8 章找文件的方法处理。
只需要文字时，也可以点最新清单回复下方的“复制”，粘贴到平时使用的文档中；粘贴后同样检查三部分和依据是否完整。复制图标的位置见第 2 章。
这里的待办清单是一份文档成果。它不会因为写进表格，就自动通知小林、小周、小陈，也不会在活动前一天自动提醒你。
换成自己的材料时，保留这四个问题
- 这件事是已经决定，还是仅供讨论？
- 谁负责？材料没有说，就先留“待确认”。
- 什么时间做，或者满足什么条件才做？
- 原文哪句话支持这一项？
会议记录可用这四问整理分工；备课记录可用来检查课前材料和设备；课题组讨论可分开“已决定的下一步”和“尚待讨论的建议”。不要为了让表格填满，替别人承诺期限。
卡住怎么办
清单多出了一项。回到原材料找依据；找不到就要求它删除，或者明确移到“建议，尚未决定”，不能直接当作既定任务。
文档已保存，右侧仍没有卡片。先从“桌面 → WorkBuddy School 第六章练习”找到实际文件并打开；文件存在且内容正确，才算保存完成。回复里的一句“已展示卡片”不能代替可见预览。若卡在安装依赖，停止本轮，明确要求使用已有工具、保留原文件；现有环境仍不能生成时，按第 8 章保留文字并记录卡点。
负责人填得很具体，但材料里没有。发“请把材料未明确提供的负责人改为待确认，不自行分配”。随后再次对照材料。
你只想整理，它开始提出执行计划。说明“只整理并显示文字，不发送、不设置提醒、不执行”。需要真正执行时，再单独确认对象、内容和操作范围。
完成本章的自查
- 我能分清已经决定的事、需要确认的信息和尚未决定的建议。
- 材料没说负责人或时间时，我会写“待确认”，不让它替别人分配。
- 补充新信息后，我会检查原来的负责人、完成条件和原文依据都正确。
- 我能把清单保存成 Word，并从桌面练习文件夹重新打开核对。
下一章把通知、文档和清单的检查方法合在一起，形成一套交付前的习惯：第 7 章：核对 AI 结果、保护隐私与了解使用成本。