读取资料，生成并修改 Word 通知
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复习时看这里：本章目标、准备与步骤速览
目标成果：一份初稿和一份修改版 Word 通知。
准备：下载本章活动资料；确认 WorkBuddy 已登录。
路线：添加材料 → 先核对读取内容 → 生成初稿 → 找到文件 → 另存修改版 → 从文件夹重开。
完成标准：初稿保留 14:00—15:30，修改版为 15:00—16:30，两份都能找到并打开。
把一份资料，变成可以交出去的文档
伙伴发来一份活动资料，你要从里面找出时间、地点和准备事项，整理成通知，排好版，再保存到电脑。临时改了时间，还得重新找到文件，改对地方，留下旧版本。
这次把这些工作交给 WorkBuddy：读一份 Word 材料，生成一页通知，再按你的要求另存修改版。你负责提供材料、说清要求和核对结果，省下重复抄写、从空白页起草和逐项排版的功夫。
我们继续为 WorkBuddy School 学习小组筹备“第一次体验课”。做完本章，你的电脑里会有两份可以打开的 Word 通知：初稿的时间为 14:00—15:30，修改版为 15:00—16:30。以后整理会议资料、课程通知或社团活动说明，也可以沿用这套方法。
本章路线： 下载资料 → 添加文件 → 核对内容 → 生成通知 → 找到文件 → 另存修改版。
怎么读配图： 点击图片可查看大图，再选择“原始尺寸”查看细节。红色编号对应说明。所有图片均保留完整软件窗口；红框和箭头用于定位。输入文字可直接点按钮复制。
第 1 步：下载这次要用的 Word 材料
下载练习材料：体验课活动资料.docx点击上面的下载链接，把文件保存到电脑。如果浏览器询问保存位置，选择“下载”文件夹；没有询问时，通常也会保存在这里。先记住文件名体验课活动资料.docx，不要改名，后面的指令会用到它。
.docx 是常见的 Word 文档格式，可用 Word、WPS 等软件打开。本章也会在 WorkBuddy 里预览生成的通知，你不需要先学会 Word 排版。
这份材料已经准备好，不用自己逐字录入。它包含以下信息：
| 资料里的项目 | 本次练习内容 |
|---|---|
| 活动名称 | WorkBuddy School 第一次体验课 |
| 日期 | 待定 |
| 时间 | 14:00—15:30 |
| 地点 | 社区学习室 |
| 参与对象 | 第一次使用 AI 工具的成年人 |
| 活动安排 | 观看演示、尝试一个小任务、交流问题 |
| 参与者准备 | 带上自己的笔记本电脑 |
| 报名方式 | 待定 |
| 基础要求 | 不需要编程基础 |
这里的“待定”要保留下来，不能让 AI 自己补一个日期或报名链接。WorkBuddy School 是本站名称；这份材料里的体验课与活动安排是教学用的虚构案例，不是实际报名通知。
找不到下载文件？打开 Mac 的“访达”（管理电脑文件的应用），点击左侧“下载”，寻找“体验课活动资料”。如果电脑没有显示末尾的 .docx，看前面的文件名即可。
找不到下载文件？打开 Windows 的“文件资源管理器”（管理电脑文件的应用），点击左侧“下载”，寻找“体验课活动资料”。Windows 默认隐藏末尾的 .docx，认准文件名和蓝色 W 图标即可；在“详细信息”视图里，“类型”一般显示为“Microsoft Word 文档”（WPS 可能显示 DOCX 文档）。想显示扩展名，见附录看清文件类型。
第 2 步：在新任务里添加材料
打开 WorkBuddy，点击左侧的新建任务。接着找到输入框左下角的 ＋，依次选择添加文件 → 本地文件。“本地文件”就是已经保存在你这台电脑上的文件。菜单展开后，原来的 ＋ 会变成 ×，图中显示的是展开后的样子。
图 5-1 添加文件的位置：输入框左下角，再选择本地文件。
图 5-1 点击＋，选择添加文件和本地文件。
弹出选择文件的窗口后，点击左侧的下载，选中体验课活动资料.docx，再点击打开。如果你刚才保存到了其他地方，就到那个位置选择它。
回到 WorkBuddy，输入框里应出现带有文件名的小标签。看到这个标签，才说明材料已经添加；只在输入框打出文件名，并不等于把文件交给了它。
第 3 步：先确认它读到了什么
不要急着让它写通知。先把下面这段话复制到输入框，再检查文件标签和文字是否都在，然后点击右下角的向上箭头发送。
请读取我添加的“体验课活动资料.docx”，列出活动名称、时间、地点、参与对象，以及仍待确定的事项。先不要生成文件。如果没有读到材料，请直接说明，不要猜。
图 5-2 发送前检查：文件标签在，读取要求也在。
等待回复完成，与第 1 步的资料表对照。重点看三个地方：时间是不是 14:00—15:30，地点是不是社区学习室，日期和报名方式是不是仍然待定。
图 5-3 核对读到的时间、地点，以及两项待定信息。
图 5-2 先核对读取到的事实和两项待定。
回复的表达不必和截图一模一样，事实要一致。这一步就像请同事先复述收到的材料：可以尽早发现选错文件、漏读信息，避免后面把整份通知都做错。
如果它说没有读到材料，先检查文件标签。如果没有，回到上一步重新添加；如果已经添加，确认选的是本章的 Word 文档，再请它重试读取。不要在未读到材料时继续生成通知。
第 4 步：让它生成一页 Word 通知
留在同一个任务里，继续发送下面的要求。这次我们同时说清楚内容、格式、文件名和保存位置，避免只得到一段聊天文字。
请根据“体验课活动资料.docx”制作一份适合发给参与者的活动通知，保留活动名称、日期、时间、地点、参与对象、活动安排、准备事项、报名方式和基础要求。日期和报名方式仍写“待定”，不要添加材料里没有的联系人、链接、名额限制或效果承诺。 请生成 Word 文档，文件名为“体验课通知-初稿.docx”，保存到桌面的“WorkBuddy School 第五章练习”文件夹；文件夹不存在就创建。保留原始资料，不覆盖任何已有同名文件。排成一页，标题清楚，时间、地点、准备事项分行呈现。完成后给出可点击的文档入口和实际保存位置。
这里的“桌面 → WorkBuddy School 第五章练习”就是约定的保存位置。让它创建专用文件夹，后面找文件时就不用在一堆下载记录里翻找。
等待任务完成，找到回复下方写着体验课通知-初稿.docx的文件卡片。点击它，右侧会打开文档预览；如果预览已经出现，就直接检查。
图 5-4 点击文件卡片看通知，右上角可打开所在文件夹。
图 5-3 ① 核对初稿文件名；② 初稿保留 14:00—15:30，日期和报名仍待定。
看一眼标题，再逐项核对时间、地点、准备事项和两处“待定”。向下查看整页，确认没有漏掉报名方式或基础要求，也没有多出联系人、二维码或报名链接。截图里通知排成一页；你的字体、换行稍有不同并不影响练习，内容完整、容易阅读更重要。
如果只有一段通知文字，没有文件卡片，继续告诉它：“请把上面的通知实际保存为 Word 文件，按刚才约定的文件名和位置保存，并提供文件入口。”看到“已完成”之后，还要实际打开文件检查。
第 5 步：到电脑里找到这份通知
在右侧文档预览的上方，找到最右侧的文件夹图标。鼠标停在上面时会显示“打开文件夹”，点击后会打开访达，定位到刚生成的通知。
在右侧文档预览中，找到文件名那一行最右侧的 …（更多操作） 并点击。菜单展开后，点击打开文件夹，会打开文件资源管理器，带你找到刚生成的通知。菜单里的“另存为”这一步用不到，不要点。
图 5-4 文件名右侧的 …（更多操作）→ 打开文件夹。
不用照抄回复里的长路径，也不用点击“分享”。文件卡片负责打开预览，文件夹图标负责带你找到电脑里的文件。
文件卡片用来打开预览；文件名右侧的 …（更多操作）→ 打开文件夹用来找到电脑里的实际文件。回复中的“桌面 → 练习文件夹”也可以帮助你定位。
检查窗口上方是不是 WorkBuddy School 第五章练习，里面是不是有体验课通知-初稿.docx。这才是已经保存到电脑的文件，以后可以继续修改、打印或作为邮件附件发送。
电脑已经装有 Word 或 WPS 时，可以双击文件查看。暂时没有这些软件也没关系，本章的内容核对可以在 WorkBuddy 的文档预览里完成。
用 Word 或 WPS 看完，先关闭这份文档，再回到 WorkBuddy 继续下一步。文档还开着时，WorkBuddy 保存可能失败，文件夹里也可能多出一个以 ~$ 开头的临时文件，不用理会它，见附录提示“文件正在使用”。
第 6 步：只改时间，保留初稿
现在体验课改到了 15:00—16:30，其余安排不变。回到刚才的 WorkBuddy 任务，在下方输入框发送：
请把“体验课通知-初稿.docx”中的活动时间从14:00—15:30改为15:00—16:30，其余文字和排版保持不变。另存为同一文件夹下的“体验课通知-修改版.docx”，保留初稿和原始资料，不覆盖已有同名文件。完成后给出文档入口和实际保存位置。
图 5-5 继续同一个任务：改时间，并另存为修改版。
图 5-5 在同一任务里明确改时间并另存。
“另存”就是用另一个文件名保存一份。初稿留下原来的时间，修改版记录新的时间。以后需要比较、回退或解释改了哪里，都有依据。
不要只说“帮我改一下”。上面的要求明确了改哪份文件、改哪一项、改成什么、哪些内容不动，以及新文件叫什么。
第 7 步：打开修改版，再核对一次
等待完成后，点击新出现的体验课通知-修改版.docx文件卡片。先看预览顶部的文件名，确认自己打开的是修改版，再看文档里的时间。
图 5-6 打开修改版，核对新的活动时间。
图 5-6 ① 核对修改版文件名；② 新时间为 15:00—16:30；③ 文件卡片对应修改版。
按下面的顺序检查，避免只看到一个新文件名就认为改好了：
- 修改版的时间为 15:00—16:30。
- 地点仍是社区学习室，准备事项仍是带上自己的笔记本电脑。
- 日期和报名方式仍为待定，其余安排没有改变。
- 文件夹中保留了初稿和修改版，两份文件名不同。
图 5-7 同一文件夹中保留初稿和修改版。
如果修改版不符合要求，就在这个任务里指出具体错误。例如：“修改版的地点被改了，请恢复为社区学习室，其他内容保持不变。”修正后仍要重新打开文件核对。
第 8 步：离开聊天，也能找回成果
关闭文档查看窗口，打开访达，点击左侧桌面，双击 WorkBuddy School 第五章练习文件夹。你应该仍能看到两份通知。
点击 WorkBuddy 右侧预览顶部文件标签上的 ×，关闭当前预览。任务和文件卡片仍保留，点击卡片可以重新打开。
打开文件资源管理器，点击左侧桌面，双击 WorkBuddy School 第五章练习文件夹。你应该仍能看到初稿和修改版两份通知。
左侧“桌面”里找不到这个文件夹时，回到 WorkBuddy，用第 5 步的 …（更多操作）→ 打开文件夹，以它带你到的位置为准，见附录桌面上找不到练习文件夹。
选中体验课通知-修改版.docx，按一下空格键，可以用 Mac 的“快速查看”检查内容；再按空格键关闭。这样即使没有打开 WorkBuddy 对话，你也能找到并检查自己的成果。
电脑装有 Word 或 WPS 时，双击体验课通知-修改版.docx打开，再核对标题、时间、地点及两处“待定”。关闭后，双击初稿，确认它仍是 14:00—15:30。只看不改；关闭时如果询问是否保存，选择“不保存”。
两份通知都应能打开，修改版为 15:00—16:30，初稿保留原时间，原始材料仍在下载位置。字体和换行可能和截图不同，按事实逐项核对。
暂时没有 Word 或 WPS 时，确认文件夹里有这两份文件、文件名正确，内容以 WorkBuddy 预览的核对为准，见附录查看 Word 与 Excel 文件。要把文件交给别人前，再用对方会用的软件打开一次。
图 5-8 从文件夹重新打开修改版，核对文件名和时间。
三份文件各有用途，不要混淆：
| 文件 | 在哪里 | 留着做什么 |
|---|---|---|
| 体验课活动资料.docx | 下载时选择的位置 | 原始材料，用来核对事实 |
| 体验课通知-初稿.docx | 桌面的练习文件夹 | 第一版通知，保留原时间 |
| 体验课通知-修改版.docx | 同一个练习文件夹 | 更新后的通知，使用新时间 |
遇到这些情况怎么办
| 你看到的情况 | 可以这样处理 |
|---|---|
| 下载后找不到材料 | 打开访达左侧“下载”；如果下载时选了别的位置，就到那个位置找。不要重新手打一份材料。 |
| 文件名多了“(1)”之类的字样 | 通常是重复下载。选择其中一份，后续指令里的材料名要与实际选择的文件一致。 |
| WorkBuddy 要求确认文件操作 | 看清它要处理的文件和保存位置是否属于本次练习，再决定是否继续。 |
| 回复说完成了，但文件夹里没有通知 | 请它检查文件是否实际保存成功，并重新提供文件入口；不要仅凭回复里的文件名判断。 |
| 初稿预览似乎也变成了新时间 | 先别点保存。关闭预览，从访达重新打开电脑里实际保存的初稿核对；若这份初稿确实被改动，先保留当前文件并检查备份，不要继续覆盖；恢复时采用独立的新文件名，详见第 8 章。 |
| Word 提示需要订阅才能编辑 | 这不是文件丢了。可以先用快速查看核对内容，或回到 WorkBuddy 继续提出修改要求。 |
| 已经做过一次，又提示同名文件存在 | 不要覆盖需要保留的文件。让它改存到“WorkBuddy School 第五章练习-第二次”文件夹，再核对新位置。 |
| 你看到的情况 | 可以这样处理 |
|---|---|
| 下载后找不到材料 | 打开文件资源管理器左侧“下载”；如果保存到别处，就到那个位置找。 |
| 桌面上找不到练习文件夹 | 电脑可能开启了 OneDrive 桌面备份。回到 WorkBuddy，点文件名右侧的 …（更多操作）→ 打开文件夹，以它带你到的位置为准，见附录。 |
| 文件名多了“(1)”之类的字样 | 通常是重复下载。选择其中一份，后续指令里的材料名要与实际选择的文件一致。 |
| WorkBuddy 要求确认文件操作 | 看清它要处理的文件和保存位置是否属于本次练习，再决定是否继续。 |
| 回复说完成了，但文件夹里没有通知 | 请它检查文件是否实际保存成功，并重新提供文件入口；不要仅凭回复里的文件名判断。 |
| 初稿预览也显示新时间 | 修改过程中，预览有时会暂时显示新时间。先别点保存，关闭预览，在文件资源管理器里双击初稿，核对电脑里实际保存的文件。若初稿确实被改动，先保留现有文件并检查备份，恢复时使用新的文件名，见第 8 章。 |
| Word 提示需要订阅才能编辑 | 先查看已有内容，或回到 WorkBuddy 提出修改要求；不要把授权提示当成文件丢失。 |
| Word 顶部出现黄色“受保护的视图”提示 | 这是 Office 对下载文件的保护。只查看时不必点“启用编辑”，见附录。 |
| 保存报“导出目标文件被占用”，Word 仍开着这份文件 | 先在 Word 中关闭这份文件，再回到 WorkBuddy 重试；以 ~$ 开头的临时文件不要添加给它，见附录。 |
| 已经做过一次，又提示同名文件存在 | 不要覆盖需要保留的文件。让它改存到“WorkBuddy School 第五章练习-第二次”文件夹，再核对新位置。 |
把这套方法用到自己的工作里
换成真实资料前，先制作有权使用的副本，去掉与任务无关的个人信息。按第 7 章的材料检查步骤检查后，再添加文件。
本章练会的是：给材料，让它先读；说清交付物，让它生成；打开实际文件，核对后再用。
下次收到会议要点，你可以让它整理成 Word 会议纪要；收到课程安排，可以让它制作上课通知。换的是材料和用途，不变的是四个问题：依据哪份材料、做成什么文件、保存在哪里、哪些内容不能擅自改变。
完成本章的自查
- 我会用“＋ → 添加文件 → 本地文件”添加材料，并通过输入框里的文件标签确认已经添加。
- 我会先让它复述材料里的关键信息，核对无误再让它生成文件。
- 我能点文件卡片预览通知，再用文件夹图标找到电脑里的实际文件。我能点文件卡片预览通知，再用文档右上角的 … → 打开文件夹找到实际文件。
- 我能用“另存”保留初稿，得到只改了时间的修改版。
- 不打开 WorkBuddy，我也能从桌面的练习文件夹找到修改版并查看内容。不打开 WorkBuddy，我也能从桌面的练习文件夹找到修改版；装有 Word 或 WPS 时能打开查看，没有时已在 WorkBuddy 预览里核对过内容。
接下来进入第 6 章：把材料整理成待办清单，练习从一段混杂的记录里理出谁做什么。